Trucs & Astuces

LE TEST

Avant de découvrir au fil des semaines des Trucs et astuces sur le logiciel Excel, et si vous testiez les connaissances Excel de votre chef ? (ou de toute personne qui vous demande d'utiliser des tableaux Excel sans les connaître forcément elle-même...)

 

 

Trucs & Astuces

LE TEST ! :  Comment cerner les connaissances EXCEL de votre chef ?

 

Si votre chef semble toujours trouver bizarre que vous ayez des difficultés avec Excel, voici quelques petites questions à lui poser pour en savoir plus sur ses compétences sur le sujet :

 

1.    Euh, s’il vous plait, je pense qu’il y a une petite erreur de calcul dans ce tableau (de 500 lignes et 40 colonnes) mais je n’arrive pas à la voir…vous pouvez m’aider ?

 2.    Je saisis une date dans une cellule et à chaque fois, un nombre bizarre apparaît !! vous pouvez m’aider..je sens que je vais devenir fo(u)lle.

 3.    Je sais qu’il est possible de compter des cellules en fonction des valeurs qui sont dedans ? mais impossible de m’en rappeler…vous pouvez m’aider ? (sous-entendu, « vous qui connaissez très bien Excel »..mais il n’est pas nécessaire de le rappeler à chaque question, il pourrait se douter de quelque chose.)

 4.    Savez-vous utiliser la fonction RECHERCHEV ? les tableaux que vous me demandez d’utiliser en sont pleins ??

 

Comment éplucher les résultats

 Si à la première question, il vous dit « qu’il a du travail », voire autre chose à faire, le test est terminé et son résultat est immédiat ; il n’est pas très coopératif et il ne connaît sûrement pas bien Excel.

S’il vous dit tout de suite qu’il a « appris tout seul », là aussi, le résultat est immédiat, il ne connaît pas très bien Excel, mais c’est un chef avec lequel il y a peut-être quelque chose à faire.

 

Réponses au test

 1.    Le chef ne connaît visiblement pas le fameux raccourci clavier : Ctrl+guillemets (mon préféré) qui permet d’afficher à l’écran les formules à la place des résultats. Sans cela, trouver une erreur dans tout un tableau s’apparente à trouver une aiguille dans une botte de foin (utiliser le même raccourci pour rétablir l’affichage)

 2.    Le chef n’a apparemment pas appris que le contenu d’une cellule est indépendant de son format. Apparemment la cellule contient un format de nombre et comme une date dans Excel est un nombre depuis le 1er janvier 1900, le nombre bizarre est certainement la position de la date saisie depuis le 1er janvier 1900. C’est d’ailleurs grâce à cela qu’il est possible de soustraire deux dates !

 3.    Les fonctions NBVAL ou NB.SI, permettent de compter des cellules contenant une certaine valeur. Mais pour çà, on excusera le chef car hélas peu de personnes connaissent ce subterfuge pourtant si préférable à « compter à la main » (qui a de plus l’inconvénient de salir l’écran)

 4.    La fonction RECHERCHEV est très utilisée par des « pro » d’Excel qui ont souvent légué d’immenses tableaux dits parfois « usines à gaz » après leur départ de l’entreprise. Cette fonction est extrêmement pratique mais fait partie des plus difficiles à comprendre par les stagiaires en formation. Elle doit donc être testée maintes fois sur de multiples cas de figure. Votre chef a donc une excuse, mais il doit simplement comprendre que pour vous, ce n’est ni facile, ni intuitif et qu’une telle fonction mal utilisée peut provoquer de très nombreuses erreurs.

 


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